Fonctionnalités
Enregistrement en ligne des membres
Swim Community améliore le service rendu aux membres en facilitant les inscriptions grâce à l’enregistrement en ligne. Instantané et disponible 24h sur 24h, 7 jours sur 7, le système allège le travail administratif du club et donne une totale liberté aux parents pour s’inscrire avec leurs enfants.
La fiche d’un membre contient toutes les informations importantes pour la gestion administrative et la pratique sportive. Il contient notamment un emplacement pour les numéros de licence FFN.
Liaison entre Swim Community et EXTRANAT simplifiant ainsi la transmission d’informations entre les clubs et la FFN.
Profil spécifique "Accueil"
C’est l’outil de la relation client par excellence. La personne à l’accueil du club doit retrouver facilement les informations d’un membre et pouvoir répondre rapidement aux questions posées.
Accès rapide aux différentes fonctionnalités :
- Vérifier les disponibilités de places restantes par groupe et par séance.
- Voir les pièces manquantes à l’inscription (certificat médical, autorisation parentale, pièces d’identités …).
- Valider les inscriptions et réaliser les encaissements.
- Générer des factures ou des avoirs.
- Effectuer des changements de groupe et d’horaire.
- Voir la situation des membres et incidents de règlement.
Gestion avancée du club
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Stock de ligne d'eau
Swim Community permet au club d’identifier clairement ses ressources (son stock d’heure et de ligne d’eau) disponibles pour créer et développer ses prestations.
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Gestion des groupes d'activité
Le club peut créer des groupes en déterminant de nombreux paramètres de fonctionnement (nombre de séance, catégorie d’âge, type de pratique, entraineur, ….).
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Gestion des agendas
Une fois ses ressources identifiées, le club va pouvoir maximiser son offre de prestation et définir le meilleur agenda possible. La visualisation de cet agenda, modifiable de façon très simple permet au club de gérer avec le maximum d’efficacité son organisation.
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Gestion des périodes d'exception
La vie quotidienne des clubs est marquée par des périodes pendant lesquelles les agendas annuels peuvent être modifiés pour des périodes restreintes (Jours fériés, période de congés, grandes vacances …).
Il n’est pas possible d’informatiser la gestion des plannings annuels sans développer un outil permettant d’adapter les plannings.
Swim Community permet de créer des « fenêtres » dans l’agenda annuel pendant lesquelles l’organisation et les horaires des groupes sont modifiés.Simple à utiliser en reprenant la méthode de détermination des agendas annuels, le module de gestion des exceptions permet d’adapter l’organisation du club pendant ces périodes.
Efficacité, gains de temps, ce module répond et résout l’un des « casses tête » de la gestion des clubs de natation. -
Gestion des tarifs et remises
Les tarifs sont facilement paramétrable lors de la création des groupes d’entrainement. Le club peut mettre en place des tarifs adaptés grâce au module de gestion des remises (remise globale et remise individuelle).
Administration et numérisation des données
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Stockage des données
Swim Community permet au club de récolter, stocker et conserver les données des membres du club.
L’enregistrement réalisé directement par les membres permet également d’obtenir des bases de données contenant des informations fiables et des adresses e-mail correctes (elles servent d’identifiant). Le club économise un temps considérable de saisie d’information et de la qualité d’information. Cela permet également de récolter un moyen de communiquer fiable, peu coûteux, et simple à utiliser.
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Gestion et stockage des documents
Chronophage et demandant beaucoup de place, la gestion des documents nécessaires à l’inscription est désormais numérique.
Non bloquant lors de l’inscription, chaque membre se voit communiquer la liste des pièces à télécharger (liste déterminée et paramétrée par le club).
Ces documents sont stockés dans le Cloud et disponibles sur simple consultation de la fiche du membre.Générant des économies de temps et d’espace de stockage, cela permet aussi de protéger juridiquement le club.
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Comptabilité
Transfert des informations de facturation et de règlement en comptabilité (EBP, CIEL, SAGE).
Simple et adaptable à la très grande majorité des logiciels de comptabilité utilisés par les clubs.
