Politique de confidentialité

Politique de protection des données personnelles – SWIM COMMUNITY

Dernière mise à jour le 07-09-2020

L’objectif de la présente politique est de permettre à nos utilisateurs et les tiers :

  • de connaître la raison de la collecte des différentes données les concernant ;
  • de comprendre le traitement qui sera fait de leurs données ;
  • d’assurer la maîtrise de leurs données, en facilitant l’exercice de leurs droits.

1. Définitions et périmètre

1.1. Définitions

« Donnée(s) Personnelle(s) » : désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification etc.

« SWIM » : désigne l’application SWIM COMMUNITY éditée par CBH Sport Technology (ci-après CBH Sport Technology ou « nous »). Développée en partenariat avec la Fédération Française de Natation, la plateforme SWIM COMMUNITY permet de gérer les clubs de natation ainsi que leurs membres.

« Service(s) » : désigne tous services mis à disposition par SWIM par le biais de l’application disponible sur www.swim-community.eu.

« Utilisateur(s) » : désigne toute personne physique (membres des clubs…) ou personne morale (clubs de natation…) accédant aux Services.

1.2. Périmètre de nos Services

Notre Politique de Protection des Données s’applique à tout Utilisateur de nos Services dans le cadre de strictes obligations de confidentialité et de sécurité informatique. Notre Service limite la collecte des Données Personnelles au strict nécessaire.

Notre Politique de Protection des Données ne s’applique ni aux sites et serveurs de nos Utilisateurs, ni aux pratiques de personnes morales et physiques (Club, membres…), tierces à CBH Sport Technology et sur lesquelles CBH Sport Technology n’exerce aucun contrôle.

SWIM n’est pas un logiciel de comptabilité. Il permet uniquement l’export de données comptables sous un format adapté à la seule initiative et sous le contrôle de l’Utilisateur vers des logiciels de comptabilité (EBP, CIEL, SAGE…).

SWIM n’est pas destiné à collecter des données de santé sur ses Utilisateurs, mais uniquement une information sur leurs aptitudes à exercer une activité sportive. Nous tenons à rappeler que l’aptitude à l’exercice d’une activité sportive n’est pas en soi une donnée de santé. Néanmoins, si cette aptitude à l’exercice d’une activité sportive est associée à d’autres informations relatives à la santé d’un Utilisateur (maladie, vaccin, antécédents médicaux…), l’ensemble est alors considéré comme étant une donnée de santé. CBH Sport Technology exclut toute responsabilité si l’Utilisateur opère un détournement des finalités de nos services afin de conserver de telles données de santé dans notre système. Pour aller plus loin https://www.cnil.fr/fr/quest-ce-ce-quune-donnee-de-sante.

2. Qui est le responsable des traitements de données personnelles collectées dans le cadre de l’utilisation de SWIM ?

Votre club de natation, en tant que responsable des traitements, détermine les finalités et les moyens de traitement de vos données personnelles. À ce titre, votre club de natation est directement responsable des usages qui sont faits de vos données personnelles.

Le plus souvent, CBH Sport Technology, en tant que sous-traitant pour les Clubs de natation, lorsqu’il traite des données à caractère personnel dans le cadre de SWIM.

Toutefois CBH Sport Technology peut aussi être responsable de traitement lorsque nous gérons l’identité de nos clients (les Clubs) dans le cadre de notre relation commerciale directe avec eux.

Nos coordonnées sont les suivantes :
       CBH Sport Technology,
       16 rue Emilio Noelting,
       68100 MULHOUSE.
       serviceclient@swim-community.eu

En tant que sous-traitant, CBH traite les données collectées par les Utilisateurs uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance et conformément aux accords intervenus avec les Clubs. 

CBH fait appel à des sous-traitants pour mener des activités de traitement spécifiques dont la liste figure à l’article 9. 

Il appartient aux Clubs de fournir l’information aux utilisateurs concernés par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

Dans la mesure du possible, CBH aide les Clubs à s’acquitter de leurs obligations de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

CBH notifie aux Clubs toute violation de données à caractère personnel dans les plus brefs délais après en avoir pris connaissance et courrier électronique. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

Au terme du contrat conclu avec les Clubs, CBH s’engage, soit à détruire toutes les données à caractère personnel ou à renvoyer toutes les données à caractère personnel au responsable de traitement ou à renvoyer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le responsable de traitement. 

CBH déclare tenir par écrit un registre des catégories d’activités de traitement effectuées pour les clubs dans le cadre de l’application SWIM COMMUNITY. CBH met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de ses obligations légales.

3. Comment exercer vos droits sur vos données personnelles ?

3.1 Conformément à la réglementation sur la protection des données personnelles, vous pouvez retirer votre consentement et exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation et de portabilité grâce à notre adresse électronique : serviceclient@swim-community.eu ou en nous écrivant à CBH Sport Technology, 16 rue Emilio Noelting, 68100 MULHOUSE.

Il convient de nous indiquer vos nom, prénom, e-mail et adresse et en mentionnant le motif de votre demande et/ou le droit que vous souhaitez exercer. Dans le cadre de cette demande d’exercice de vos droits, nous pourrons être amenés à vous demander la photocopie d’un titre d’identité portant votre signature afin de vérifier votre identité et préciser l’adresse à laquelle doit vous parvenir la réponse. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai de 1 mois suivant la réception de la demande.

3.2 Vous disposez par ailleurs, du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.

3.3 Enfin vous disposez du droit de définir des directives relatives au sort de vos Données Personnelles après votre décès. Pour exercer ce droit, nous vous invitons à nous adresser un e-mail à serviceclient@swim-community.eu et nous indiquer la(es) personne(s) pouvant agir auprès de nous dans l’hypothèse de votre décès, ainsi les instructions que vous souhaitez que nous respections. Dans l’hypothèse où un Utilisateur décède sans avoir laissé de directives relatives au sort de ses Données Personnelles après son décès, les héritiers de celui-ci peuvent demander à clôturer le Compte Utilisateur du défunt, en nous contactant par e-mail.

4. Sur quelles bases légales vos Données Personnelles sont-elles collectées?

Le traitement de vos données personnelles est justifié en fonction de l’usage que nous en faisons. Vous trouverez ci-dessous les différentes bases légales qui chacune justifient nos traitements :

  • Un contrat, soit dans le cadre de votre relation avec votre club (membres, salariés, bénévoles…) soit dans le cadre du contrat entre les Clubs et CBH Sport Technology.
  • Le consentement exprès donné lors d’une collecte de données personnelles notamment grâce case à cocher manifestant votre consentement.
  • L’intérêt légitime de CBH Sport Technology ou de votre club. Nous avons un intérêt légitime à traiter vos données personnelles lorsque celui-ci est justifié, équilibré et ne vient pas porter atteinte à votre vie privée, dans le cadre de la prospection concernant nos Services, ou de la lutte contre la fraude et la sécurité informatique.
  • La loi : le traitement de vos données personnelles peut être obligatoire par une obligation légale, une mission d’intérêt public.

5. Qui collecte vos données personnelles ?

Les données personnelles sont renseignées dans SWIM soit directement par l’Utilisateur lui-même, soit indirectement par l’intermédiaire du club.

Si l’Utilisateur nous fournit des Données Personnelles concernant une autre personne, il est de sa responsabilité de s’assurer du respect de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et notamment de ses obligations en matière d’information et d’obtention du consentement préalable des personnes dont il fournit les données personnelles.

À ce titre, conformément à la réglementation applicable sur la protection des données, tout Utilisateur doit avoir prévenu la personne concernée et obtenu son accord exprès, ou qu’il dispose d’une base légale pour nous fournir ses données personnelles et l’avoir informée de la façon dont SWIM collecte, utilise, divulgue et conserve les données personnelles la concernant ou l’inviter à lire notre Politique de confidentialité.

6. Pourquoi vos données personnelles sont-elles collectées ?

Vos données personnelles sont collectées uniquement pour les finalités suivantes :

6.1 La gestion des clubs pour :

  • L’inscription en ligne dans les clubs et sur SWIM (création fiche de membre, création d’un compte utilisateur sur SWIM) et de suivi de ces adhésions ;
  • L’organisation d’entraînements: cette fonction permet de vérifier les disponibilités de places restantes par groupe et par séance (agenda, nombre de séances, catégories d’âge, types de pratique, entraîneurs, stock de lignes d’eau, organisation des périodes d’exception, diffusion d’information aux membres).
  • La gestion des documents administratifs: cette fonction permet de voir les pièces administratives communiquées pour l’inscription et les pièces manquantes (certificat médical, autorisation parentale, pièces d’identité …). SWIM permet au club de récolter, stocker et conserver les documents administratifs et les données des membres et du personnel du club.
  • Le suivi des flux financiers: cette fonction permet la gestion des tarifs et remises, la génération des factures ou des avoirs, le suivi de la situation des membres et incidents de règlement, le transfert des informations de facturation et de règlement en comptabilité. SWIM utilise l’application S-Money comme solution de paiement en ligne (portefeuille virtuel). Une fois le portefeuille activé, les Utilisateurs peuvent effectuer des paiements, entièrement sur S-Money et SWIM n’a accès à aucune donnée bancaire dans ce cadre.

6.2 La communication externe des clubs pour :

  • Réaliser des opérations de prospection (enrichissement de notre base de données de personnes intéressées) ;
  • Conseiller les demandeurs d’adhésion, diffusion d’informations auprès du public ;
  • Analyser la fréquentation du site Swim-community.eu.

6.3 La sécurité et le bon fonctionnement de SWIM

Nous collectons certaines données de navigation, notamment les adresses IP afin d’assurer la sécurité et le bon fonctionnement de nos services et de détecter, d’éviter ou de retracer toute tentative de malveillance ou d’intrusion informatique ou toute violation des conditions d’utilisation de nos services ou de la loi.

6.4 La maîtrise de vos données personnelles

Lorsque vous faites valoir vos droits sur vos données personnelles auprès de CBH Sport Technology concernant la gestion de vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation et de portabilité.

6.5. Les Cookies sur notre site www.swim-community.eu

Les cookies utilisés sur notre site sont gérés par Quantcast (www.quantcast.com).

Vous pouvez configurer vos réglages et choisir comment vous souhaitez que vos Données Personnelles soient utilisées en fonction des objectifs ci-dessous, notamment par l’intermédiaire de votre navigateur ou lors de votre connexion à notre site. Vous pouvez ainsi configurer les réglages de manière indépendante pour chaque partenaire de Quantcast.

Vous trouverez ci-dessous une description de chacun des objectifs sur la façon dont nos partenaires et nous-mêmes utilisons vos données personnelles.

  • La conservation et l’accès aux informations déjà conservées sur votre appareil, des identifiants publicitaires, des identifiants de votre appareil, des cookies pour permettre et améliorer le fonctionnement et l’interactivité de nos Services.
  • La collecte et le traitement d’informations relatives à votre utilisation de nos services afin que des tiers vous adressent ultérieurement des publicités et/ou des contenus personnalisés dans d’autres contextes.
  • L’Évaluation de la façon dont vous utilisez nos Servicesafin d’évaluer, de comprendre et de rendre compte de la façon dont vous utilisez nos Services.
  • Permettre à Google (Analytics) et ses partenaires technologiques à collecter des données et à utiliser des cookies pour la personnalisation et la mesure des publicités.

Les cookies ne sont pas conservés au-delà de treize mois.

7. Quelles informations sont collectées par l’intermédiaire de SWIM ?

Les données personnelles suivantes sont susceptibles d’être collectées par l’intermédiaire de SWIM afin de vous identifier et d’utiliser nos Services :

  • Genre, nom, prénom, E-mail, mot de passe et identifiant, date de naissance ; adresse postale, justificatif d’identité (copie carte identité, carte sénior, carte étudiant).
  • Information parentale si le membre est mineur (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, lien de parenté entre membres) ;
  • Numéro de licence FFN.

Le caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données est précisé sur l’ensemble des formulaires de recueils de Données personnelles.

SWIM utilise l’application S-Money comme solution de paiement en ligne. Pour activer leurs comptes, les clubs doivent entrer un certain nombre de données personnelles à savoir : le justificatif d’identité du président du club (carte d’identité nationale recto verso ou passeport ou permis de conduire ou titre de séjour) ; éventuellement le justificatif de domicile du tiers hébergeant le Club (pièce d’identité de l’hébergeur et facture de fournisseur d’énergie ou de téléphonie ou attestation d’assurance ou quittance de loyer ou avis d’imposition ou taxe d’habitation au nom de l’hébergeur)

Lors de l’utilisation de nos Services et de notre site, certaines données de connexion sont susceptibles d’être collectées à savoir l’adresse IP, URL, logs, identifiants des terminaux, identifiants de connexion, informations d’horodatage, données de navigation, mesures d’audience).

8. Durant combien de temps vos Données Personnelles sont-elles conservées ?

8.1 Les données à caractère personnel relatives aux Utilisateurs sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation avec le club ou avec notre offre de service, sauf obligation légale de conservation (pour aller plus loin sur les durées légales de conservation).

Lorsqu’un compte Utilisateur est inactif, ce dernier ne peut plus accéder à ses données personnelles, mais nous conservons certains documents pour satisfaire à nos obligations légales.

8.2 Les données à caractère personnel relatives à un tiers sont conservées dans délai maximum de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact.

8.3 En cas d’exercice du droit d’accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d’identité peuvent être conservées au maximum un an. En cas d’exercice du droit d’opposition, ces données sont archivées pendant trois ans.

8.4 Les informations stockées dans le terminal des utilisateurs, par exemple les cookies, ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant la traçabilité des utilisateurs ne sont pas être conservés au-delà de treize mois. Les nouvelles visites ne prolongent pas la durée de vie de ces informations. Au-delà de ce délai, les données sont soit supprimées, soit anonymisées.

9. Qui a accès à vos Données Personnelles ?

Peuvent avoir accès à vos Données Personnelles dans le cadre d’une stricte obligation de confidentialité et de sécurité informatique :

  • Le personnel de CBH et des Clubs, uniquement lorsqu’elles sont nécessaires à l’exercice de leurs missions. 
  • Les autres sous-traitants, auxquels nous faisons appel sont :
    • S2I EVOLUTION SARL (conception, maintenance de l’application) 
    • Euro Asian Equities groupe Ecritel (hébergeur),
    • Sendinblue – mailing, (français) 
    • Analytics – Google (mesure d’audience)  
    • S-Money (prestataire de services de paiement – français)
    • Quantcast (cookies) (USA) (utilisation de clauses contractuelles 
  • Des tiers, dans des cas limités encadrés par la loi, tels que notamment les autorités judiciaires et/ou administratives.

Il n’est procédé à aucun autre transfert de données personnelles vers d’autres tiers en l’absence d’accord exprès et préalable de votre part.

10. Transfert de vos Données Personnelles

Nous vous informons que certaines de vos données personnelles sont susceptibles d’être transférées vers nos sous-traitants et leurs partenaires situés aux États-Unis.

Google : Compte tenu de la décision récente de la Cour de justice de l’Union européenne, qui a invalidé l’EU-U.S. Privacy Shield (Bouclier de protection des données UE-États-Unis), Google s’appuiera sur les clauses contractuelles standards pour les transferts de données concernés. Conformément à la décision, ces clauses constituent des mécanismes juridiques qui permettent le transfert de données au titre du RGPD.

Quantcast : Vos informations sont transférées au niveau international entre les sociétés affiliées de Quantcast dans le monde entier, y compris les États-Unis, où les lois sur la confidentialité et la protection des données sont différentes. Quantcast utilise des clauses contractuelles standard approuvées par la Commission européenne.